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Concept of System

 सिस्टम की अवधारणा

System शब्द की उत्पति ग्रीक भाषा के शब्द 'Systeema' से हुई है जिसका अर्थ विभिन्न functioning भागों के मध्य व्यवस्थित संबंध से है। अनेक भाग मिलकर जब किसी एक लक्ष्य की प्राप्ति के लिए कार्य करते हैं तो ऐसे भागों के समूह को system कहते हैं।

System को हम कई तरह से परिभाषित कर सकते हैं परंतु system की परिभाषा निम्न प्रकार से दी जा सकती है

"System विभिन्न भागों का एक समूह होता है जो परस्पर आधारित एंव व्यवस्थित क्रम में एक-दूसरे से जुड़े रहते हैं और उन सभी का उद्देश्य किसी निश्चित लक्ष्य को प्राप्त करना होता है।"

प्रतिदिन हम विभिन्न system के सम्पर्क में आते हैं 

जैसे- political system ,Educational System, Economic System आदि।

system की स्थापना किसी लक्ष्य को प्राप्त करने के लिये होती है ये लक्ष्य एक से अधिक भी हो सकते हैं। 

Basically किसी भी system में 3 Major components होते हैं - Input, processing तथा output।

Input ───> Process ───> Output

 System में विभिन्न Component एक-दूसरे से Connected होते हैं और ये Inter-dependent होते हैं।

 Example के रूप में - Human Body एक Complete Natural System को Represent करती है।

Components of System

किसी system के सामान्यतः निम्न components होते हैं -

(1) Organization:-

इसका तात्पर्य एक Structure से होता है यह विभिन्न भागों की ऐसी व्यवस्था है जो किसी निश्चित लक्ष्य की प्राप्ति में सहायता प्रदान करती है। इसका Relation एक System या Structure से होता है यह व्यवस्था विभिन्न system के sub-system में Relation, structure, Communication व Commands की एक series प्रदर्शित करता है।इस व्यवस्था को हम Computer system के माध्यम से भी समझ सकते हैं जिस प्रकार Input Devices, o/p devices तथा processor और memory व अन्य Components organized होकर एक Computer system का निर्माण करते हैं, उसी प्रकार विभिन्न छोटे-छोटे system organized होकर एक बड़े system का निर्माण कर सकते हैं।

(2) Interaction :-

इसका तात्पर्य उस माध्यम से है जिससे किसी system के विभिन्न भाग या sub system आपसी सम्बन्ध रखते हैं तथा साथ मिलकर कार्य करते हैं। जिस प्रकार किसी organization में विभिन्न department एक-दूसरे से Relation रखते हैं।

(3) Interdependence:-

इसका तात्पर्य किसी system के विभिन्न भागों की एक-दूसरे पर निर्भरता से होता है। ये विभिन्न भाग आपस में किसी Planning के अनुसार जुड़े हुए होते हैं। किसी system में एक sub system किसी दूसरे sub system के द्वारा प्रदान किए गए input पर process करता है। जो o/p प्राप्त होता है वह किसी अन्य sub system के द्वारा i/p की तरह प्रयोग में लाया जाता है अर्थात system के विभिन्न भाग एक-दूसरे पर depend होते हैं।

(4) Integration :-

इसका सीधा अर्थ system की अखंडता या सम्पूर्णता से होता है। Integration का सम्बन्ध इस बात से है कि किस प्रकार system के विभिन्न भाग आपस में जुड़े हुए हैं तथा किस प्रकार से ये लक्ष्य को प्राप्त करने में परस्पर सहयोग करते हैं। यदि system का छोटे से छोटा भाग भी सहयोग करने में सक्षम न हो तो सम्पूर्ण system fail हो सकता है 

(5) Central object :-

Starting Step में user को main object और उसे प्राप्त करने के लिए किए जाने वाले आवश्यक कार्य स्पष्ट कर देना चाहिए। objective वास्तविक और परिभाषित हो सकते हैं। किसी organisation के लिए यह भी सम्भव हो सकता है कि वह परिभाषित उद्देश्य को तथा अन्य उद्देश्य को एक साथ प्राप्त करे। किसी भी successful Design के लिए यह जरूरी है कि user को system के केन्द्रीय उद्देश्य के बारे में Analysis stage में ही पता लग जाना चाहिए।

Elements of System

सामान्यतः किसी system के निर्माण के लिए निम्न element की आवश्यकता होती है जो कि निम्न प्रकार है -

(i) Input :-

किसी system के लिए Input का भी बहुत महत्व होता है। किसी process को पूरा करने के लिये user द्वारा जो भी Information system को उपलब्ध करवायी जाती है Input कहलाता है।Input के तरीके विभिन्न प्रकार के हो सकते हैं अर्थात् अलग-अलग system में Input के तरीके भिन्न-भिन्न हो सकते हैं 

जैसे - Computer system में Data को input करने के लिये विभिन्न Devices जैसे Key board, mouse, scanner आदि का उपयोग किया जाता है।

(ii) Process :-

Processor किसी भी system का सबसे महत्वपूर्ण Component होता है यह system का active part होता है। Processor Input किए गए Data पर process करता है और output generate करता है।Input को output में Convert करने का कार्य processor द्वारा ही किया जाता है तथा यह output के अनुरूप input को भी परिवर्तित कर सकता है।

(iii) Output :-

किसी भी system का मुख्य उद्देश्य user की आवश्यकता के अनुसार Result generate करना होता है। output किसी भी process का Result होता है। user जो भी Input उपलब्ध करवाता है उस पर process होने के बाद जो भी Result generate होता है वह output कहलाता है। किसी भी process का output उसके input पर depend करता है अतः यह आवश्यक होता है कि input प्रदान करने से पूर्व अनुमानित output को परिभाषित किया जाए ताकि उसके अनुरूप ही system को input दिए जाएं।

(iv) Control :-

किसी भी system में होने वाली क्रियाओं को नियंत्रित करने का कार्य किसी Component द्वारा किया जाता है। यह एक Decision making sub system होता है। यह Element system को guide करता है जिस प्रकार Computer system में Control Unit के द्वारा ALU, Memory तथा अन्य Devices को Control किया जा सकता है ठीक उसी प्रकार का कार्य एक system में Control Element का होता है।

(5) Feedback :- 

किसी भी system को control करने के लिए feedback output को मापने का एक तरीका है जिसके माध्यम से प्राप्त किए गए O/P (output) एवं लक्ष्य की तुलना की जाती है और यदि लक्ष्य प्राप्त किए गए O/P से match नहीं होता है तो I/P (input) व processing में परिवर्तन कर लक्ष्य को प्राप्त करने का प्रयास किया जाता है और Desired O/P प्राप्त किया जा सकता है।

Types of System

System निम्न प्रकार के होते हैं -

(1) Physical and abstract System

(2) Open and Closed System

(3) Man made Information System

(1) Physical and abstract System :-

Physical system:- 

Physical system Tangible (वास्तविक) और Visible (दृश्य, प्रत्यक्ष) होते हैं इनको touch किया जा सकता है तथा count भी किया जा सकता है। Physical system Statically (स्थिर) or Dynamically (गतिशील) दोनों प्रकार से operate किए जा सकते हैं।उदा० के रूप में किसी Computer Centre में पड़े होने वाले Desk तथा Chair आदि चीजें Physical होती हैं इन्हें छूकर महसूस किया जा सकता है तथा इनको count भी किया जा सकता है अर्थात् ये static होती हैं इसके अलावा computer system में उपयोग होने वाले s/w (software) तथा o/p (output) आदि dynamic होते हैं क्योंकि ये समय के आवश्यकता के अनुसार बदलते रहते हैं।

Abstract System :-

Abstract system Conceptual या Intangible या Non-physical entity है। किसी system का model या algorithm को abstract system के रूप में समझाया जा सकता है। Algorithm या model किसी भी system के physical condition को virtual तौर पर सम्पन्न करते हैं जो Real कार्य को करने के लिये जरूरी होता है।

(2) Open and Closed System :-

Open System :- 

Open system ऐसा system है जो अपने वातावरण के साथ स्वतंत्र रूप से सम्पर्क स्थापित करते हैं तथा इस प्रकार के system में वातावरण के अनुसार परिवर्तन भी होते हैं। यह वातावरण से input लेता है तथा output return करता है।एक Information system, open system का उदा० है इस प्रकार के system में information को बाह्य वातावरण से Collect किया जाता है तथा उस पर processing करके o/p generate किया जाता है user के लिये यह o/p एक Result के रूप में होता है।

Closed System :- 

Closed system एक ऐसा system है जो अपने वातावरण के साथ कोई सम्बन्ध नहीं रखता है अर्थात वातावरण में होने वाले परिवर्तन इसे प्रभावित नहीं करते हैं।पृथ्वी को एक closed system के उदा० के रूप में समझा जा सकता है लेकिन Real life में कोई भी system पूर्णतः closed system नहीं होता है।

(3) Man made Information System :-

सामान्यतः Information किसी condition या घटना के बारे में अनिश्चितताओं को कम कर देती है Information system किसी user और analyst के बीच Interaction provide करता है यह Decision makers के बीच संबंधों की प्रकृति का पता लगाता है Information system Commands, Instructions और Feedback provide करता है।Information system को device, operating system तथा production के ऐसे समूह के रूप में Define किया जा सकता है जिससे user आधारित criteria को केंद्र में रखकर Information generate करने और कसौटी उसे user की planning, Control और performance बढ़ाने के लिये भेजने हेतु बनाया जाता है।

SDLC (System Development Life Cycle) 

System Life Cycle किसी system को Develop और maintain करने की एक organizational process होती है system Development Life Cycle various activities का एक combination होता है किसी system को Develop करने के लिये कई steps से होकर गुजरना पड़ता है इन steps में हम system की विभिन्न conditions को विश्लेषित करते हैं तथा step by step system के Development का कार्य करते हैं।

SDLC के विभिन्न steps निम्न प्रकार हैं -

(1) Problem Identification or Recognition of Need :-

किसी problem को solve करने से पहले problem को जानना और समझना आवश्यक होता है यह किसी भी system को Develop करने का पहला step होता है। Recognition of Need में हम यह निश्चित करते हैं कि हमारा objective क्या है जिसके लिये हम system को Develop करना चाहते हैं। System का proposal system Analyst के द्वारा बनाया जाता है और proposal accept हो जाने के बाद उसको Next stage में proceed कर दिया जाता है।

(2) Feasibility Study :-

इस stage में analyst का कार्य नए system की पहचान करना, नए system का मूल्यांकन करना आदि होता है। Feasibility study के दौरान problem की Definition को एक निश्चित रूप प्रदान किया जाता है तथा system में सम्मिलित problems के सभी points को सुनिश्चित किया जाता है। साथ ही system के आधार, लाभ तथा लागत का आकलन किया जाता है। Feasibility study के बाद Feasibility Report बनायी जाती है जिसमें problem के Nature का वर्णन किया जाता है। Feasibility study एक ऐसी activity है जो कि सम्पूर्ण SDLC के दौरान चलती है।

(3) System Analysis :-

यह किसी भी system के द्वारा perform किए जाने वाले विभिन्न प्रकार के operations की details study होती है जो कि system का बाहरी वातावरण से Relationship भी बताता है। System Analysis में विभिन्न प्रकार के points पर study की जाती है जिसमें system के limitations के बारे में भी Description होता है। Analysis के दौरान विभिन्न प्रकार के data को files के रूप में collect किया जाता है। इसके अलावा present system के द्वारा handle किए जाने वाले विभिन्न प्रकार के Transaction, Decision points आदि की भी विश्लेषण के दौरान collect किया जाता है। Analysis के लिये विभिन्न प्रकार के system models तथा tools का भी उपयोग किया जाता है।

(4) Designing and Coding :-

SDLC में यह step सबसे अधिक चुनौतीपूर्ण होता है। इस step में system के analyst की capacity का सही उपयोग होता है। जिस प्रकार architect भवन निर्माण की शुरुआत करने से पहले उस भवन का पूरा Map बनाता है, उसी प्रकार analyst system Design में पूरे system की रूपरेखा तैयार करता है। System की Design paper तथा pen की सहायता से अथवा computer की सहायता से भी कर सकते हैं।System Design में निम्नलिखित function perform किए जाते हैं-

(i) System Analyst यह निश्चित करता है कि O/P (output) किस प्रकार प्राप्त किया जाए।

(ii) System Analyst यह निश्चित करता है कि I/P / O/P का सम्पूर्ण format तैयार करता है।

(iii) System Analyst Data को store करने के लिये Base Design करता है तथा Data के storage की विधि क्या होगी यह निर्धारित करता है।

                                          

                                        System Designing के बाद programmer के द्वारा system Develop किया जाता है जिसमें system की parsing के लिये programming statement लिखे जाते हैं इन statements को लिखने के लिये programmer किसी भी language का उपयोग कर सकता है।

(5) System Testing :-

System Testing के माध्यम से system की accuracy को test किया जाता है। जब program बनकर तैयार हो जाता है तो program को test करके Desired O/P से match किया जाता है और यदि testing success हो जाती है तो फिर आगे की step में भेज दिया जाता है और यदि testing fail हो जाती है तो programs की Errors को Remove करके उसे दोबारा test किया जाता है।

(6) Implementation :-

Normally यह step SDLC का step होता है जिसमें system को user के पास ले जाकर Implement किया जाता है और system से संबंधित पूरी details user को दे दी जाती है इस phase में system को कमउपयोग करना है यह भी बताया जाता है और Real data के साथ system को test किया जाता है इस step का सबसे महत्वपूर्ण कार्य user को training देना होता है।

7. Post Implementation OR Maintenance :-

System को Install करने के बाद यह phase start होता है किसी भी system में H/W (hardware) तथा S/W (software) के maintenance का कार्य समय-समय पर होता है यदि system में कोई नई Information add करनी हो तो उसके according उसका design भी change किया जाता है और design के according H/W तथा S/W में भी changes करने पड़ते हैं समय-समय पर किए गए changes system की progress में help करते हैं।

Consideration for Candidate System

वर्तमान में Computer services की demand उपलब्ध Resources से अधिक है Computer के द्वारा किसी भी कार्य को करने के लिये Human, Financial तथा Technical resources की आवश्यकता होती है

Computer system को Implement करने के लिये निम्नलिखित की आवश्यकता होती है -

1. Computer को operate करने के लिये Computer operator।

2. Data को operate करने के लिये data entry operator।

3- Specification को define और design करने के लिये system Analyst ।

4- Application programmer , जो system specification को Computer program में convert करते हैं।

5- Errors को Repair करने के लिए maintenance programmer ।

सब तरह विकट problem यह होती है , कि उपलब्ध Resources और services की demand के साथ किस प्रकार सामंजस्य बिठाया जाए यह कार्य कुछ अनुभवी Analyst, Designer और S/W Specialist की उपस्थिति पर निर्भर होता है।

Control and planning for system success

किसी भी system की सफलता के लिये यह आवश्यक है कि system को plan किया जाए इस कार्य के लिये system Analyst Responsible होता है इस कार्य के लिये वह system से Related सभी activities , Methodologies (विधियां) , processes का अध्ययन करता है इसके अलावा वह system के साथ उपयोग होने वाले सभी Resources , system की Cost तथा system को Complete करने के लिये Time table का भी निर्धारण करता है system की success के लिए तथा system की Controlling के लिये वह एक team को organize कर सकता है जिसमें Analyst के अलावा programmer , System Consultant (सलाहकार) तथा user Representative (प्रतिनिधि) आदि शामिल हो सकते हैं जो आपस में knowledge को Share करके system की सफलता के लियेएक team के रूप में प्रयास कर सकते हैं system की success के लिए system project को मुख्य रूप से तीन module analysis, Design और Implementation में devide किया जा सकता है।

Basic for planning in system Analysis

Develop किए जाने वाले system की planning अत्यधिक महत्वपूर्ण होती है।इसके निम्नलिखित कारण हैं -

(1) organization में Information को Main source माना जाता है और इसका Management करना आवश्यक है यह भौतिक (पावर-मशीन) और कर्मचारी वर्ग के लिये बराबर योगदान रखते हैं।

(2) system के सभी आंतरिक source Information system के अन्तर्गत आते हैं क्योंकि Computer system Business से Related कार्यों में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं।

(3) Complex Information system जो कि अधिक समय लेते हैं या संयुक्त Data Base का उपयोग करते हैं उनके लिये planning की जरूरत होती है 

           system planning किसी organization में system के उद्देश्य को पूरा करती है system planning, system निर्माण के प्रत्येक stage के लिये आवश्यक है।system planning, system निर्माण का पहला step है system Analyst system का मूल्यांकन करते हैं जिसके लिये वह सर्वोच्च संभव system plan तैयार करते हैं जो आसानी से पूरा हो जाता है।

Dimension of Planning

आज कल की Business योजनाओं में निम्नलिखित conditions को शामिल किया जा सकता है -

(1) Business में High Interest Rate (ऊँची ब्याज दर) आवश्यक है क्योंकि इसके द्वारा हमें Invest करने पर अच्छा लाभ होगा।

(2) Resources की कमी व्यापार के प्रसार में बाधा उत्पन्न करती है।

(3) व्यापार को नियत करने वाले पदार्थों पर दबाव market में प्रवेश की गति को कम करता है।

(4) मुद्रा का साथ लाभ पर दबाव डालता है।

(5) निर्माण क्षमता में वृद्धि प्रसार के लिये मार्ग प्रस्तुत करती है।

                                                                          organization में उपयोग किया जाने वाला information system कम पूँजी में निर्माण तथा व्यापार को बढ़ाने का अवसर प्रदान करता है अतः उन्हें सावधानी पूर्वक plan किया जाना चाहिए।

Determining user Requirement and Analysis

Computer आधारित Information system के निर्माण में Information का accurate होना आवश्यक होता है लेकिन प्रत्येक user की Information Requirement का निर्धारण करना एक difficult Task होता है यह system Development के सबसे अधिक Difficult Tasks कार्यों में से एक है 

इसके निम्न कारण हो सकते हैं -

(i) user की आवश्यकतायें बदलती हैं तथा system की आवश्यकतायें user की जरूरत के अनुसार modify होती हैं।

(ii) Requirement की अभिव्यक्ति केवल अनुभवी user ही कर सकते हैं आम user के लिये यह बहुत difficult होता है क्योंकि आम user Information तथा समझ को आसानी से व्यक्त नहीं कर पाते हैं।

(iii) user का गंभीरता से शामिल होना तथा काम के प्रति समर्पित होना कठिन होता है।

(iv) Information Requirement को design करने में user तथा Analyst के बीच Interaction का pattern complex हो सकता है क्योंकि user तथा Analyst किसी भी problem को solve करने के लिये एक समान राय नहीं रखते हैं।

                 user तथा Analyst की planning इस तरह से होना चाहिए जिससे कि user की अधिक से अधिक Requirement को पूरा किया जा सके लेकिन user की Requirement को जानने में Analyst को निम्न problems का सामना करना पड़ सकता है -

(i) user अपनी Requirement की definition को कई तरह के Report, अनावश्यक processing आदि को शामिल करता है जो user के अनुभव की कमी को दर्शाता है।

(ii) user आवश्यकता से अधिक system features जोड़ने के लिये Request करता है user अपने ज्ञान की कमी के कारण किसी विशेष चीज पर स्थिर हो जाता है तथा उसकी demand शुरू कर देता है।

                                          एक सफल Analyst को एक general model का उपयोग कर Information Request की search करता है जिसमें सही तौर पर Requirement को जानने के लिये अनुभवी व्यक्तियों की मदद ली जाती है। Analyst का मुख्य उद्देश्य user की Information Requirement को जानकर उन्हें जल्द से जल्द पूरा करना होता है।

Fact Finding

Analyst दो मुख्य साधनों से तथ्य प्राप्त करता है-

(i) Written Document

(ii) Personal (कर्मचारी गण)

                                             जब Data Collect हो जाता है तब Data को Organized तथा Revaluate (पुनर्मूल्यांकन) करके Conclusion Draw किया जाता है जिसके आधार पर user के लिये Report तैयार की जाती है Data Organization तथा analysis के लिये विभिन्न प्रकार के tools का उपयोग किया जाता है Data को प्राप्त करने के लिये analyst fact finding techniques का चुनाव करता है जो कि किसी विशेष परिस्थिति में सबसे ज्यादा महत्वपूर्ण हो सकती है।इसी प्रकार कुछ system के written Document बहुत ही महत्वपूर्ण होते हैं जबकि कुछ system के Documents में कमी हो सकती है Analyst fact finding techniques में Data Collection में पत्राचार, प्रश्नावली, personal interview, object तथा Research आदि का उपयोग किया जाता है लेकिन सभी techniques न ही एक स्थान पर पाई जाती है और न ही प्रभावशाली हो पाती है अर्थात यह condition पर depend करता है।उदाहरण के लिये - कहीं पर प्रश्नावली ज्यादा प्रभावी हो सकती है तो कहीं पर personal interviews, Data Collection से अधिक प्रभावशाली हो सकते हैं।

Fact Finding tools के रूप में input, O/P, Analysis, Decision table, structure chart etc का उपयोग किया जाता है। flow chart या इसके linear diagram, I/P/O/P Analysis के मुख्य tools माने जाते हैं।

Determination of feasibility

इस step में Analyst का कार्य नए system की पहचान करना, नए system का मूल्यांकन करना आदि होता है feasibility study के दौरान problem की Definition की एक निश्चित रूप रेखा तैयार किया जाता है तथा system में सम्मिलित problems के सभी points को सुनिश्चित किया जाता है साथ ही system के आधार, लाभ, लागत का आंकलन किया जाता है feasibility study के बाद feasibility Report तैयार की जाती है जिसमें problem के Nature का वर्णन किया जाता है यह एक ऐसी activity है जो कि सम्पूर्ण system के Development में चलती है।

Tools of Structured Analysis

Structured analysis techniques Graphical tool का एक set होता है जिसकी सहायता से Analyst एक दिए गए structure का system specification तैयार कर सकता है ही, जो कि user की आसानी से समझ में आ जाए। Structured Analysis के विभिन्न tools उपलब्ध हैं जो निम्न प्रकार हैं -

(1) Data Flow Diagram :-

DFD Structured analysis का एक महत्वपूर्ण tools है DFD को सबसे पहले 'Jerry Constantine' ने Develop किया था।इस general model में publishing के ordering system को Represent किया गया है।

DFD एक Complete N/W है जो सम्पूर्ण system के Data Base में Data के flow को Describe करता है तथा उन process का वर्णन करता है जो Data के flow को परिवर्तित कर सकते हैं। DFD एक formal और Logical Conclusion होता है।

DFD में निम्न Symbols का उपयोग किया जाता है —

(1) Square (⃞) :- Square, Data के Source और Destination को Define करता है।

(2) Directive lines (→) :- Directive lines Data के flow को Represent करती है।

(3) Circle (𐩒) :- एक circle उस process को Represent करता है जिसके द्वारा incoming data flow, outgoing data flow में transform किया जाता है।

(4) Open Rectangle (匚) :- Right side से खुला हुआ या अंतिम छोर पर खुला हुआ Rectangle, Data store को Represent करता है।

DFD को निम्न general model के द्वारा समझा जाता है

(2) Data Dictionary :-

Data Dictionary एक Central storage है जो system के अन्दर सभी data structure जैसे Data Element, Data flow तथा data store आदि को Define करता है तथा उनको Describe भी करता है।

Data Dictionary Entity में कम से कम पांच Element होते हैं जो निम्न प्रकार हैं -

(i) Data structure का नाम

(ii) Data structure की पहचान जैसे - Data Flow, Data store आदि

(iii) अन्य नाम जिसके द्वारा Data structure call किया जाता है।

(iv) Data structure के Content की Definition

(v) significant comments 

                                     System analyst की अधिकतर activities problem का analysis तथा system को Design करने के लिये आवश्यक data आदि से संबंधित होती है। Analyst को इन सभी Data के बारे में जानना चाहिए जो वर्तमान system उपयोग कर रहा है तथा उत्पन्न करता है इसके अलावाAnalyst एक नये data system को Implement करता है जो उपयोग में लाने योग्य होते हैं और Data Element तथा उनके बीच Relationship को Define किया जाना चाहिए। Data Element, Data की सबसे छोटी unit होती है।

(3) Decision Table :-

Decision table Logical Rules को Describe करने का एक सारणीबद्ध तरीका है। Decision table system analysis नियमों का वर्णन करने की एक technique है जिसमें table का उपयोग करके विभिन्न Rules को दर्शाया जाता है। Decision table किसी problem या उसके लिये किये जाने वाले विभिन्न action को table के form में Represent करता है। 

Decision table के मुख्यतः चार भाग होते हैं -

(i) Condition Stub :- यह सभी conditions को एक list के रूप में दिखाता है और इन condition पर विचार किया जाता है।

(ii) Condition Entries :- यह follow किये जाने वाले नियमों को दर्शाता है अर्थात इसमें Condition को specify किया जाता है।

(iii) Action Entries :- यह उन action को indicate करता है जिनको perform करना है।

(iv) Action stub :- यह उन कार्य की पहचान करता है जिनका पालन किया जाता है। Condition stub 'IF statement' के रूप में पढ़ा जाता है तथा action stub 'then statement' की तरह पढ़ा जाता है ये Statement एक नियम से जुड़े रहते हैं जो condition entries का समायोजन होता है जिसे सामान्यतः Y (Yes) व N (No) के द्वारा Indicate किया जाता है तथा Indication को सामान्यतः cross sign (X) के द्वारा Specify किया जाता है।

निम्न Example के द्वारा Decision table को समझा जा सकता है -

(4) Decision Tree :-

Decision tree N/W की तरह एक chart होता है जो Decision table के समान होता है Decision table के समान यह भी logical Rule का वर्णन करती है जिसके आधार पर decision लिया जाता है Decision tree का उपयोग तब किया जाता है जब condition तथा action set बहुत ज्यादा difficult हो Decision tree किसी system के logical structure का एक map होता है यह analysis के लिये सबसे ज्यादा उपयोग होने वाला tool माना जाता है जो कि बनाने में, समझने में तथा update करने में सबसे आसान होता है tree तब भी उपयोगी होता है जब Decision के set को किसी specific क्रम में रखना आवश्यक होता है।

Decision tree को arrow की दिशा में Read किया जाता है Decision tree Draw करने के पश्चात् इसका look tree के समान होता है इसलिये इसे Decision tree कहा जाता है। 

Decision tree को निम्न Example के द्वारा Represent किया गया है -

(5) Pseudo Code :- 

Programming Development में Pseudo code एक structural tool होता है जिसके द्वारा किसी programming logic की information की statement के रूप में लिखी जाती है इन statement को किसी programmer या user के द्वारा आसानी से समझा जा सकता है Pseudo code एक सामान्य structural language में लिखे जाते हैं pseudo code जिस language में लिखे जाते हैं वे language Programming platform-independent होती है Pseudo code लिखने के लिए programming logic का concept एवं programming lang. का ज्ञान होना आवश्यक होता है। pseudo code के आधार पर programmer, Designer, program को system पर Design करता है।

Example :-

                              If student Grade is greater than and equal to 60

                              Print "Passed"

                              Else

                              Print "Failed"

(6) Gantt Chart :-

Gantt chart किसी Project का logical Representation होता है यह भी अन्य दूसरे chart की तरह होता है। इसे flow chart की तरह design किया जाता है अर्थात यह flow chart का ही type होता है जिसका उपयोग हम किसी Project के schedule में करते हैं। Gantt chart में data को identify किया जाता है जिस chart में विभिन्न प्रकार के कार्यों को प्रस्तुत करने के लिये विभिन्न प्रकार के color sets तथा shapes का use किया जाता है Gantt chart यह नहीं दर्शाता है कि assign किए गए कार्यों को किस प्रकार order में arrange करना है यह केवल बताता है कि activity कब शुरू होना चाहिए और उसका End कब होना चाहिए।

Gantt chart activity के duration को visually represent करता है।

Logical and Physical Model

Logical Model :- 

किसी System को Develop करने के लिये उसका Logical Model बहुत महत्वपूर्ण होता है क्योंकि Logical Model ही वह Step होता है जहाँ Program के logic को दर्शाया जाता है। Program के logic के आधार पर ही System का O/P प्राप्त किया जाता है। इस प्रकार का Logical Design करने से हमे यह प्रकार का O/P प्राप्त होता है Logical Model में हम System के Logical Part को दर्शाते है।

Physical Model :- 

Physical Model को Logical Model बिना तैयार नहीं किया जा सकता है। जिस प्रकार से Logical Model की design किया जाता है उसी प्रकार Physical Model को प्राप्त किया जाता है। अर्थात Physical Model का O/P Logical Model पर depend करता है। एक Physical Model किसी object का visual Representation होता है।

Logical and Physical design Method

किसी नए system को बनाने के लिये system को design करना होता है नए system की designing Process कई अवस्थाओं में पूरी होती है system development life cycle (SDLC) के पहले step में उपलब्ध Information के माध्यम से system को Design किया जाता है SDLC के feasibility study step में किये गये अध्ययन की सहायता से system को design करने में सहायता मिलती है।

किसी भी system की design दो प्रकार से हो सकती है -

(i) Logical Design

(ii) Physical Design

                        जब कोई system Design किया जाता है तब सबसे पहले उस system की रूप रेखा तैयार करते है जिसे system का logical design कहा जा सकता है इसमें मुख्यत: source या I/P, Target या O/P, Data store तथा Data flow का वर्णन होता है और logical design तैयार हो जाने के पश्चात system का Physical Design तैयार किया जाता है जिसमें उन specification के आधार पर जो कि logical Designing में तैयार किये गए है के अनुसार analyst अपने सभी programmers को instruction देता है तथा उन्हें यह बताता है कि उन्हें किस प्रकार system तैयार करना है इसके अलावा Physical design तैयार करने में I/P / O/P Media का निर्धारण, Data base designing, Backup तथा procedure आदि शामिल होते है आदि का निर्धारण भी किया जाता है।

Structured Walk through

किसी Project से Related सारे Phase (अवस्थाएं), activity walk through कहलाती है। Walk through विचारो का आदान प्रदान होती है जो कि Project की Checking कर रहे व्यक्तियों के बीच होता है walk through का उद्देश्य different problems को design करने से पहले Identify करना होता है इसके कारण परिवर्तन में लगने वाली Cost कम हो जाती है walk through के कारण हमें ऐसी design प्राप्त होती है जो user के द्वारा accepting, flexible तथा organization की Requirement को पूरा करती है।

Walk through SDLC के विभिन्न points पर आयोजित किया जाता है इसका आयोजन system Text plan, Program Design, Production की Checking के लिये किया जाता है। प्रत्येक Processing step में system से जुड़े हुए लोगो की participation (भागीदारी) भी ली जाती है user की भागीदारी system के success होने की संभावना को बढ़ाती है अत: walk through system के design के दौरान user के participation system को apply करने में Helpful होता है और user के participation के दौरान एक उचित feedback प्राप्त होता है इसके अतिरिक्त user Candidature system को समझ पाता है इस प्रकार हम कह सकते हैं कि user की participation user और designer के मध्य Bridge का कार्य करती है।

Structure Chart

Structure chart एक Data flow आधारित Methodology है यह design एक Program को छोटे-छोटे और Independent Module में Devide कर देती है जो, कि एक Heirarchy के रूप में top-down manner में व्यवस्थित होती है यह Method problem की Complexity को कम कर देती है।

Structure Design में प्रत्येक Module एक Box के द्वारा Represent किया जाता है structure Design में task को छोटे-छोटे Module में Devide किया जाता है और प्रत्येक Module एक निश्चित task को perform करता है तथा प्रत्येक Module, दूसरे Module से independent होता है।

Audit Consideration

एक well designed system में इस बात का पूरा ध्यान रखा जाता है कि उसका नियंत्रण प्रत्येक कार्य पर होना चाहिए जो कि system के द्वारा किये जा रहे हैं। किसी भी system के fail होने का main कारण Data पर system का Control न होना होता है इसीलिए किसी भी system में standard of accuracy, consistency or maintenance पहले से ही specify होने चाहिए ताकि Errors को दूर करके system को Control किया जा सके। system Design नए Control elements से Introduce करवाती है और Control करने का procedure भी change करती है नए Control जो कि Relational comparison के रूप में Design किए गए है system को उपयोग करने में आने वाली errors को search कर उन्हें सही करते हैं। Manual system में Internal Control, Human judgement, personal care or Division of labour आदि पर depend होती है Computer आधारित system में कार्य करने वाले persons की संख्या कम होती है S/W package Human judgement और daily कार्य errors को सही करने का Effective Method है।

Processing Control

कार्य करने के Method को Control करने के लिये विभिन्न प्रकार की plannings की जाती है जिससे system के overall Process के Control करने के लिये processing Control का उपयोग किया जाता है।

Example के रूप में पूरे data Record को कई छोटे-छोटे Control Grp के द्वारा Control किया जाता है। Group बनाकर कार्य करने से यदि कोई error मिलती है तब group के अन्य files को परेशान किए बगैर उसके Batch के Balanced किया जाता है और यदि सभी Batch file Balanced satisfied होती है, तब उस group को accept किया जाता है यदि Grp balanced है, लेकिन उसके कुछ data को निकाल दिया गया है तब यह group तब तक अपूर्ण रहेगा, जब तक कि उस गलती को सही नहीं कर लिया जाता। 

Batch control के अलावा अन्य कई Control program data की testing के लिये उपयोग में लाए जाते हैं, जो कि निम्न प्रकार है-

(1) Completeness Control - यह सुनिश्चित करता है कि सभी Fields में data (Record) उपस्थित है तथा उन्हें सही तरीके से तथा proper sequence में पढ़ा जा सकता है या नहीं।

(2) Consistency check - में इस बात को देखा जाता है कि एक side का data दूसरी side के data से किस तरह उपयोगी तथा अलग है।

(3) Reasonable check में Transaction को standard के against evaluate किया जाता है कि क्या वो test को satisfy कर रहा है।

(4) Sequence check यह verify करता है कि data Record Processing के sequence में है या नहीं इसके माध्यम से duplicate data पर Records को भी verify किया जाता है।

Data Validation

Data validation एक ऐसी process है, जो यह सुनिश्चित करती है कि एक program clean, correct तथा useful data को operate करता है। Data validation किसी system में I/P किए जाने वाले data के लिये Routine's या check Routine का use करती है जो कि data की correctness Meaningfullness और security को check करती है।

Design Methodologies

पिछले कुछ वर्षों में system Design और analysis करने की technique में बहुत बड़े परिवर्तन हुए है user की पूरी जरूरत को सही रूप से design करने के लिये technology और methodologies का उपयोग किया जाता है जो निम्न प्रकार से है-

(1) Analyst or programmer की कार्य करने की technology को improve करना।

(2) Documentation को Improve करना तथा maintaince और Enhancement को Improve करना।

(3) user, programmer तथा analyst designer के बीच communication को बढ़ाना और मजबूत करना।

(4) system analysis और design करने की Process को मानक के रूप में तैयार करना।

Driven Methodologies

Structure Design में Heirarchy good program Design करने की अच्छी technique है प्रत्येक Module एक कार्य करता है और प्रत्येक Module दूसरे Module से independent होना चाहिए प्रत्येक उपभोक्ता पहले से उपस्थित जानकारी से अधिक जानकारी चाहता है यही कारण है कि analyst को प्रत्येक Module के लिये I/p process - output (IPO) chart को Heirarchical chart के रूप में design करना होता है।

HIPO and IPO chart

HIPO एक form Driven technique है जो कि Information को Collect करने के लिये उपयोगी होती है इसमें एक Heirarchy chart होता है जो I/p , process , O/p Chart में associate होता है HIPO chart top down Method को अपनाता है यह flow chart data के process को I/p तथा O/p में दर्शाते है।

इस Chart के द्वारा विभिन्न प्रकार के कार्य को आसानी से दर्शाया जा सकता है यह IBM Company के द्वारा design में Help करने तथा Implement करने के लिये develop किया गया था।

इसके मुख्य उद्देश्य निम्न प्रकार हैं-

(1) यह एक ऐसा structure उपलब्ध करवाता है जिसके माध्यम से किसी system के function आसानी से समझ पा सकते है।

(2) इसमें उन task को लिखना होता है जो कि program के द्वारा पूरे किये जाते है न कि उन program statement को लिखना जो function को perform करने में उपयोग होते है।

(3) इसमें किसी system के I/p तथा o/p को visually Describe किया जाता है अर्थात इसमें प्रत्येक step को visually describe किया जाता है।

Warries diagram

Warries diagram एक प्रकार का Hierarchical flow chart होता है जो किसी भी organization के data या procedure के description को allow करता है। Warries diagram processes और उन processes के sequence को प्रदर्शित करते है और प्रत्येक process एक Heirarchical Manner में define होती है प्रत्येक level पर process एक Bracket में व्यवस्थित होती है प्रत्येक process की कई sub-process होती है Warries diagram system के प्रत्येक level को प्रदर्शित करने के लिए brackets के set का उपयोग करता है।

Warries diagram को paper पर Right to left develop किया जाता है। Warries diagram देखने, समझने और use करने में आसान होते है और यह powerful design tool होते है।

Context Diagram

Context diagram एक प्रकार का data flow diagram होता है यह system और उसके Environment के बीच boundaries को define करता है और उन Entity को प्रदर्शित करता है जो system से interact करती है यह system का high level view होता है जो कि Block diagram के समान ही होता है context diagram उन सभी External Entities को Represent करता है जो कि system से Interact करती है यह केवल top level को प्रदर्शित करता है।

Context diagram को दो प्रकार के Building Blocks का उपयोग करके develop किया जा सकता है।

(1) Entity

(2) Relationship

Context diagram में circle organization को Represent करता है जबकि Rectangle का उपयोग Entity को Represent करने के लिये किया जाता है

Quality of Analyst

किसी Computer system की आवश्यकता तथा उसका व्यावहारिक अध्ययन करना और उसे लागू करना system analyst के मुख्य कार्य हैं अर्थात् किसी organization के लिये विकसित किए जा रहे system से organization की वर्तमान व आने वाली समस्याओं को हल करने में उपयोगी होगा यह सोचना तथा उसे लागू करने के लिये सभी आवश्यक कार्य करना system analyst का ही कर्तव्य है अपने कर्तव्य का निर्वहन करने के लिये किसी system analyst में अनुभव, व्यक्तित्व और Commonsense की आवश्यकता होती है। system analyst संस्था को नई व्यवस्था या प्रणाली देने की भूमिका निभाता है, उसमें वैज्ञानिक ज्ञान के साथ-साथ प्रबंधन क्षमता की भी आवश्यकता होती है अर्थात system analyst को कुशल प्रबंधक भी होना चाहिए।

system analyst में कई खूबियों का होना आवश्यक है इन खूबियों (qualities) को दो भागों में बांटा जा सकता है -

(1) Interpersonal skill :-  Interpersonal skill किसी संस्था से संबंधित कार्यों में लगे व्यवसायों में सम्पर्क स्थापित करने में उपयोगी होती है जो system की आवश्यकताओं को समझने, system के प्रति विश्वास जाग्रत करने तथा उनके क्रियान्वयन में आने वाली समस्याओं के समाधान में सहायक होती है

कुछ प्रमुख Interpersonal skill निम्न प्रकार हैं

(i) Communication

(ii) Understanding

(iii) Training

(iv) Innovation

(2) Technical skill :- (तकनीकी कुशलता) :-तकनीकी कौशल प्रणाली की क्रियाओं तथा उनकी तकनीकी जो system द्वारा उपयोग की जाती है आदि का analysis करने में उपयोगी होती है।

कुछ प्रमुख technical skill निम्न प्रकार हैं-

(i) Computer Knowledge

(ii) Trouble shooting